tr
Sözleşme yönetimi, iş performansını en üst düzeye çıkarmak ve riski en aza indirmek için sözleşmelerin oluşturulmasını, uygulanmasını, değerlendirilmesini ve yenilenmesini yöneten iş sürecidir. Sözleşmeler doğru yönetilmezse girişiminize geri dönülmez zararlar getirebilir. Peki, sözleşme yönetiminde nelere dikkat etmelisiniz?
Sözleşme, sağlam iş ilişkisi kurulmasının temelini oluşturur. Tepeden tırnağa bir iş anlaşmasının ya da tedarikçi ile kurulacak ilişkinin yönünü belirler. Yapılan bir araştırmaya göre ortalama bir Fortune 1000 şirketinde günde 40 bin aktif sözleşme işleme konuyor. Bu sayı elbette şirketin büyüklüğüne göre değişir ancak bilinen tek bir gerçek var, ister holding ya da girişim olsun sözleşmelerin iyi yönetilmemesi şirketi çok büyük zarara uğratabilir. Sözleşmede yapılacak en küçük bir teknik hata veya yanlış ifade kullanımı, uzun vadede çok ciddi finansal zarara mal olabilir.
Sözleşme yönetiminin temel faaliyetleri arasında sözleşme taslağının hazırlanması, sözleşme maddelerinin müzakere edilmesi, şirketin operasyonel ve finansal performansını en üst düzeye çıkarmak ve hem finansal hem de itibar riskini azaltmak için performans analizinin yapılması yer alıyor. Sözleşmelerin tüm yaşam döngüleri boyunca yönetilmesi, üzerinde anlaşmaya varılan maddelerden yararlanılması, hukuki düzenlemelere uyum açısından izlenmesi ve yenileme veya değişiklikler için yeniden gözden geçirilmesi gerekir. Yani sözleşmenin yaşam döngüsü imzalanmasıyla sona ermez tam tersine aslında yeni başlamış olur.
Ortalama bir sözleşmenin yaşam döngüsü imza öncesi ve imza sonrası olmak üzere iki ayrı bölüme ayrılabilir. Elbette her bir bölümün kendi içinde zorluk ve sorumlulukları bulunuyor. İmza öncesi süreç, taslak sözleşmenin yazılmasını, müzakereleri, sözleşmenin düzenlemesini ve karşılıklı onayları kapsar. Bu süreç tarafların karşılıklı haklarının korunması açısından kritik öneme sahip. İmza sonrası süreç ise sözleşme şartlarının yönetimi ve uygulanması ile birlikte yenileme ve değişiklikleri kapsar ve sözleşmenin tüm hayat döngüsü boyunca devam eder.
Sözleşmelerden özellikle imza sonrası süreçte çok sayıda ve farklı seviyelerde karmaşık maddeler arasında ayrıntılar kolayca gözden kaçırılabilir. Bu nedenle şirketteki tüm bölümlerin sorumluluk alması gerekiyor.
Şirketlerin çoğunda, hukuk bölümü sözleşme yönetimi sürecini denetlemekten sorumludur. Hukuk bölümü ile diğer bölümler arasındaki işbirliği ve iletişim sayesinde, bir sözleşmeden minimum riskle istenen sonuçlar elde edilebilir. Bu işbirliği ve iletişim aynı zamanda diğer bölümlerin hukuk bölümüne bağımlılığını da ortadan kaldırır.
Sözleşme yönetiminde çeşitli aşamaların standartlaştırılması, süreçleri ve yaşanabilecek verimsizlikleri azaltacaktır. Sözleşme süreçlerinin kısaltılabilmesi için benzer konularda geçerli maddeler standart hale getirilebilir ancak bunu yaparken sürekli güncellenen düzenleyici kurum ve yasal düzenlemelere uyumun gözden kaçırılmaması gerekiyor. Bu amaçla, önceden onaylanan standart maddelerin periyodik olarak güncellenmesi son derece önemli.
Sözleşmeler ile ilgili tüm bu kritik konular göz önünde bulundurulduğunda, büyüklüklerinden ve var olma sürelerinden bağımsız olarak tüm şirketlerde sözleşmeleri yönetmek için mutlaka bir sözleşme yönetim süreci olmalı. Ancak bu şekilde sözleşmelerin getirdiği yükümlülükler tam anlamıyla uygulanabilir ve şirketler sözleşmelerden doğabilecek zararlardan kendilerini koruyabilir.
